Alles over VoIP

VoIP: bellen via het internet 

VoIP-telefonie is in Nederland de nieuwe standaard geworden. Daarom leg ik je in dit artikel graag uit wat het is, hoe het is ontstaan, wat de voordelen ervan zijn en hoe het werkt. 

Wat is VoIP?

Een stukje telefonie-geschiedenis

VoIP-telefonie staat voor ‘bellen via het internet’. Voor het VoIP-tijdperk kon je niet bellen over een dataverbinding, toen had je voor telefonie een aparte telefoonlijn nodig waarover spraak werd verstuurd. Dat wordt ook wel analoge telefonie genoemd. Analoge telefonie had als beperking dat je maar één lijn tegelijkertijd kon gebruiken en het telefoonnummer onlosmakelijk gebonden was aan de fysieke locatie van die telefoonlijn.

VoIP vs ISDN-centrale

Om de analoge telefonielijn flexibeler te maken, kwam de ISDN-centrale. Hiermee kon je van meerdere lijnen en telefoonnummers gebruikmaken. Veel bedrijven, maar ook particulieren, maakten gebruik van deze centrales. Sinds september 2019 zijn de ISDN-centrales uitgefaseerd, behalve de grootzakelijke ISDN-centrales met 20 of 30 lijnen. 

ISDN stopt, VoIP is het alternatief

Die ISDN-centrales zijn uitgefaseerd, omdat VoIP steeds beter werd. Dat komt voornamelijk door de steeds snellere en stabieler wordende internetverbindingen. 15 jaar geleden gebruikte men ook al wel de techniek van VoIP, maar waren gesprekken nog weleens haperend of vielen ze weg. Dat kwam voornamelijk doordat de internetverbinding niet snel en/of stabiel genoeg was. Voor een kwalitatief VoIP-gesprek heb je namelijk minimaal 100Kb/s aan internetsnelheid nodig. 

Voordelen van VoIP

Geen aparte telefoonlijn met VoIP

Het feit dat je geen aparte telefonielijn hoeft aan te leggen en geen fysieke centrale meer nodig hebt voor VoIP zijn grote voordelen. Je kunt als bedrijf gewoon je huidige internetverbinding gebruiken.

VoIP heeft nog verdere grote voordelen ten opzichte van analoge telefonie en ISDN-centrales. Telefonie via VoIP is namelijk heel flexibel. Je bespaart kosten omdat je geen separate telefoonlijn meer nodig hebt. Daarbij is je vaste telefoonnummer ook niet meer zo ‘vast’, want dit kun je overal gebruiken. Je telefoonnummer staat namelijk in ‘de cloud’, waardoor het overal beschikbaar is. 

Je nummer doorschakelen via VoIP

Zo is het heel eenvoudig om je vaste regionale telefoonnummer op je mobiele telefoon te beantwoorden, via een doorschakeling of via een app. En omdat het internet eindeloos is, is je telefoniecentrale dat ook. Dat is voornamelijk heel handig voor bedrijven die groeien, of krimpen. Bij een fysieke centrale liep een bedrijf al snel tegen de capaciteitsbeperkingen van een centrale aan. Breidde je bedrijf uit van vier naar zes medewerkers? Dan moest je een nieuwere, veel uitgebreidere centrale kopen met capaciteit die je in de toekomst wellicht niet meer nodig zou hebben. De oude centrale was tegelijkertijd nutteloos geworden. Dat bracht enorm hoge kosten met zich mee.

De flexibiliteit van VoIP

Bij VoIP-telefonie maak je in de online centrale heel eenvoudig een extra nummer en account aan voor elke nieuwe medewerker. Dat maakt de online telefoniecentrale veel flexibeler voor groeiende bedrijven. De centrale voldoet als je begint als ZZP’er en voldoet nog steeds als het bedrijf is uitgegroeid tot multinational met honderden medewerkers.

De kwaliteit van VoIP

VoIP is tegenwoordig kwalitatief hoogwaardiger dan analoge telefonie. Het is zelfs zo goed dat er een ruistoon toegevoegd is aan de lijn, omdat er door de hoge geluidskwaliteit totale stiltes tijdens gesprekken vallen en dat zijn mensen niet gewend.

Komt het toch voor dat je een slechte verbinding hebt met VoIP? Dan is de oorzaak vaak te vinden in verkeerde netwerkinstellingen, en dat kan vrijwel altijd eenvoudig worden opgelost.

Hoe werkt VoIP?

Over een internetverbinding verplaats je data. Een website die je inlaadt, een e-mailtje dat je verstuurt, en een video die je kijkt; het is allemaal data die zich verplaatst via je internetverbinding. 

Spraak is ook data. Je stem wordt omgezet in datapakketjes en die pakketjes worden van de ene naar de andere plek verplaatst. Het maakt hierbij niet uit bij welke internetaanbieder je zit, zo’n VoIP-verbinding kan gelegd worden via elke internetprovider. 

Voor een VoIP-verbinding heb je wel een VoIP-aanbieder en een telefoonnummer nodig. 

VoIP-aanbieder

Er zijn veel verschillende bedrijven in Nederland die telefonie mogen aanbieden. Deze bedrijven zijn geregistreerd bij de Autoriteit Consument en Markt en mogen Nederlandse telefoonnummers ‘hosten’.

Het VoIP-telefoonnummer

Elke erkende telecom-aanbieder in Nederland mag Nederlandse telefoonnummers ‘hosten’ op het eigen platform. Die telefoonnummers worden weleens VoIP-nummers genoemd, maar deze nummers zijn in niets verschillend van gewone regionale telefoonnummers. Zo kies je als Amsterdammer via een VoIP-aanbieder gewoon voor een 020-telefoonnummer en als Groninger voor een 050-telefoonnummer.

Overstappen naar VoIP

Zelfs een bestaand telefoonnummer, bijvoorbeeld bij KPN, dat eerst gekoppeld was aan een analoge telefonielijn of aan een ISDN-centrale, kan worden overgenomen door een VoIP-aanbieder. Dit wordt ook wel nummerportering, nummerverhuizing of nummerovername genoemd.

Bereikbaar tijdens nummerverhuizing

Je hoeft bij het overzetten van je telefoonnummer niet bang te zijn dat je tijdelijk niet bereikbaar bent. Een VoIP-aanbieder vraagt het nummer aan bij je huidige telefonie-aanbieder en zal direct de datum en tijd van overzetten overeenkomen. Tot die datum blijf je bereikbaar via je huidige provider. Op de afgesproken datum en tijd zul je merken dat je oude telefoons ineens niet meer te bereiken zijn. Vanaf dat moment ben je over op VoIP, en komen je oproepen op je oude nummer gewoon binnen via je internetverbinding. Zorg er wel voor dat je van tevoren je VoIP-toestellen hebt ingesteld. Dit kun je al testen voordat je telefoonnummer omgezet is.

Welke telefoons gebruik je voor VoIP

Voor VoIP heb je verschillende mogelijkheden om mee te bellen:

• Vaste telefoons die geschikt zijn voor VoIP-telefonie
• Draadloze (dect) telefoons die geschikt zijn voor VoIP-telefonie
• Een App op een iOS of Android telefoon. 
• Een webphone waarmee je via een headset belt via je computer of laptop

Niet elke VoIP-aanbieder biedt al deze mogelijkheden, maar met alle VoIP-providers kun je wel gebruik maken van VoIP-telefoons. 

Een VoIP-telefoon ziet er niet gek veel anders uit dan een oud analoog toestel. Een kunststof apparaat met knoppen, een hoorn en meestal een schermpje. Het grootste verschil is dat het via een LAN-kabel aangesloten kan worden op het internet. 

Na het aansluiten van het toestel op het internet zet je via de computer de registratie van de provider in het toestel. Zo weet het toestel aan welk nummer het gekoppeld is en wanneer het dus moet rinkelen. Zonder zo’n registratie werkt een VoIP-toestel niet. Een VoIP-registratie bestaat uit een account id, een wachtwoord en een servernaam. Deze registratie is een beetje vergelijkbaar met een sim-kaart die je in een mobiele telefoon stopt.

Yealink en Cisco zijn de meestgebruikte VoIP-telefoons die op dit moment verkrijgbaar zijn. Beide merken bieden een variëteit aan toestellen. Populaire modellen zijn de Yealink T41S en W52 en de Cisco 6821 en de 6851.  

Oude telefoons gebruiken met VoIP

Veel bedrijven vragen zich af of ze de oude telefoons van hun ISDN-centrale nog kunnen gebruiken met VoIP. Het simpele antwoord is: nee, dat is niet mogelijk. Het ingewikkelde antwoord op deze vraag is: ja, dat kan, maar dan moet je je ISDN-centrale geschikt maken voor VoIP-gebruik. Dit is echter niet aan te raden, omdat het een dure oplossing is en je kunt daarmee niet gebruik maken van alle mogelijkheden die VoIP biedt. Je bent dan nog steeds afhankelijk van de beperkingen van de ISDN-centrale.

Kies er daarom voor om je oude toestellen te verkopen of te recyclen en nieuwe toestellen aan te schaffen. Dat is wel even een investering, maar bedenk je dat je geen dure fysieke centrale meer hoeft te aan te schaffen. VoIP-telefoons zijn er in heel veel verschillende soorten en maten. Het grote voordeel is dat ze overal werken. Neem je een toestel van kantoor mee naar huis, dan sluit je het apparaat aan op je internetverbinding en je gebruikt het gewoon alsof je op kantoor bent. 

Softphone op je computer

Een andere mogelijkheid is om niet meer voor fysieke VoIP-telefoons te gaan, maar een software-matige telefoon op je computer te gebruiken. Deze optie noemen wij een webphone. Deze webphones werken op vrijwel elke moderne computer met internet en een headset met microfoon. 

Nog een optie is om helemaal niet in hardware te investeren, maar een VoIP-aanbieder te kiezen die ook een eigen app heeft. Daarmee bel je via je smartphone. Zo’n app gebruikt dan de internetverbinding van de telefoon. Vaak geeft 4G, de mobiele dataverbinding, een betere kwaliteit dan WiFi.

Let wel op dat de goede werking van een VoIP-app afhankelijk is van de netwerkkwaliteit van je mobiele provider. Wanneer je bijvoorbeeld geen stabiele 4G-verbinding hebt, zullen gesprekken kwalitatief slecht zijn, of zelfs niet mogelijk. 

Welke mogelijkheden heeft een VoIP-telefooncentrale

Omdat een online telefooncentrale in het internet gebouwd is, wordt deze constant geüpdatet met de nieuwste mogelijkheden. In een online web-omgeving stel je heel eenvoudig in wat er moet gebeuren als jouw telefoonnummer wordt gebeld. 

Zo laat je eenvoudig meerdere telefoons tegelijkertijd rinkelen als je nummer gebeld wordt, of richt je een belplan in dat een oproep doorloopt. Zo is de kans dat je een oproep mist zo klein mogelijk.

In zo’n belplan stel je bijvoorbeeld in dat je eerst een melding hoort met ‘Welkom bij Bedrijfsnaam’, en vervolgens een belgroep met meerdere toestellen rinkelt. Je neemt ook eenvoudig mobiele telefoons op in de belgroepen, of telefoons op andere locaties. 

In de VoIP-telefooncentrale kies je nog veel meer bereikbaarheidsopties. Zo heb je callcenter-toepassingen als keuzemenu’s, wachtrijen, en webkoppelingen. Hiermee richt je als bedrijf de communicatie met jouw klanten optimaal in. 

Wat kost VoIP-telefonie?

De kosten van VoIP-telefonie zijn afhankelijk van het gebruik en de grootte van je bedrijf. VoIP-telefonie is over het algemeen veel voordeliger dan traditionele telefonie-oplossingen. Dat komt voornamelijk omdat je geen dure centrale hoeft te kopen en te onderhouden, maar ook doordat de (internationale) belminuten vaak voordeliger zijn. Wil je weten wat VoIP kost bij Voys? Bekijk dan onze prijzenpagina. 

Meer weten?

Wil je meer weten over VoIP-telefonie, neem dan eens contact met ons op of bekijk onze productpagina.