De dag dat Voys 30 werd

Een mijlpaal die veranderingen met zich meebracht

Het is bijna een jaar geleden dat we de eerste artikelen publiceerden over het Voys model; ons organisatiemodel zonder management en functies. Een jaar om te leren, te oefenen en bij te schaven. En een bijzonder jaar, want Voys werd 30. Niet in jaren, maar in aantal mensen die permanent werkzaam zijn bij onze organisatie. In die mijlpaal verslikten we ons en we bleken niet de enige met dit probleem.

Once we hit about 30 people, I noticed it became much harder for me to stay current on how my team felt about our company, the vision, the direction, the work, the culture, etc.

Jason Fried, Co-Founder & CEO, 37signals.

Vastlopen

Toen er 15 mensen bij Voys over de werkvloer liepen, spraken we elkaar dagelijks. Dit bleek bij 30 mensen niet meer mogelijk. Een herkenbaar probleem, waar professor Mark Granovetter al in 1973 onderzoek naar deed. Hij onderzocht de onderlinge banden die mensen met elkaar hebben. De professor aan de Universiteit van Stanford definieerde vier ‘soorten’ banden: sterk, zwak, potentieel en ‘niet bestaand’.

De overgang naar 30 collega’s betekende dat we van alléén maar sterke banden naar sterke én zwakke banden gingen. Dat merkte iedereen in het bedrijf en daarom gingen we op zoek naar de oorzaak en naar oplossingen.

Identity, Security, Significance

Een wijs man vertelde me recentelijk dat er drie belangrijke pijlers zijn in een mensenleven. Ik denk dat hij gelijk heeft. Hij noemde, vrij vertaald, de volgende zaken: identiteit, veiligheid en betekenis. Ik vertaal dit naar:

• Weten wie je zelf bent;
• Zekerheid over de omgeving waar je onderdeel van uitmaakt;
• Weten wat je betekent voor je omgeving.

Het afgelopen jaar zijn er dertien nieuwe mensen bij Voys komen werken. Dat is exclusief vier stagiaires die het team tijdelijk kwamen versterken. Een groei van ruim 50% van het aantal werkzame collega’s. Hoewel deze mensen de normen en waarden van Voys versterken, kennen zij niet de volledige achtergrond van Voys. Dit tastte hun gevoel voor betekenis aan: de ‘waar-gaat-dit-bedrijf-naartoe’-vraag werd vaker gesteld. Voor de bestaande club collega’s ging de groei erg snel en dat tastte hun gevoel van veiligheid aan. “Groeien we niet te snel?”, was bij deze collega’s een veel gestelde vraag. Ook was het door de groei niet meer voor iedereen mogelijk om een even sterke verbinding met elkaar te hebben. Het was duidelijk: er moesten dingen veranderen.

Wat kon beter?

Even rust

Het eerste wat we hebben gedaan, is even rust nemen. Daarom hebben we een vacaturestop tot februari 2014; een erg lange periode voor Voys-begrippen. Daarnaast hebben we rust genomen in de doorontwikkeling van het Voys model, waardoor we in staat waren om te kijken hoe en of het organisatiemodel zijn werk doet. Door deze rust kregen nieuwe collega’s de kans om betekenis te geven aan de omgeving waarin zij werken. De collega’s die al langer bij Voys werken, hebben de kans om hun gevoel voor veiligheid weer bij te stellen: even geen veranderende omgeving.

Visie, op korte en lange termijn

Daarnaast zijn er een aantal stukken geschreven. ‘De Outlook’ is een document waarin staat waar we de komende jaren naartoe willen met Voys. ‘De Dot’ is een presentatie waarin staat waar de komende drie maanden de focus ligt. Een soort stappenplan over waar we vandaan komen en waar we naartoe gaan. De documenten zijn onderdeel geworden van het ‘Welkom-bij-Voys’-pakket en altijd toegankelijk voor iedereen van Voys. Deze documenten zijn voor zowel de nieuwe als de bestaande mensen van belang. De vraag ‘Waar gaat dit bedrijf naartoe?’ wordt hiermee inzichtelijk gemaakt en de oorzaak van onze snelle groei wordt in deze documenten onderbouwd.

Trekkers

Hoewel we merken dat teams zonder management prima functioneren, is leiderschap essentieel. Daarom zijn er ‘trekkers’ opgestaan. Dit zijn de mensen binnen de teams waar collega’s leiderschap aan kunnen vragen. Daarnaast faciliteren zij het drempelloos werken. Wie deze trekkers zijn, is afhankelijk van het project of de afdeling.

Communicatie

Tot slot hebben we de interne communicatie verbeterd, vooral over zaken die de hele organisatie interessant kan vinden. Dit doen we onder andere door middel van dashboarding en geeft collega’s meer zekerheid over de omgeving waarvan zij deel uitmaken.

Het resultaat

De organisatie is weer een beetje mooier geworden, maar is zeker nog niet ‘af’. Wat dat betreft is het Voys Model een permanente bèta. Het model is ook niet perfect, maar aanzienlijk beter dan het traditionele alternatief.

Heb je mooie aanvullingen of wil je eigen ervaringen delen? De comments staan open, mijn e-mailadres is mark.vletter@voys.nl en op Twitter ben ik ook te vinden.